Aziende · Automazioni
Se rifai lo stesso passaggio a mano ogni settimana, si può valutare di non farlo più.
Collego strumenti che oggi non dialogano, tolgo inserimenti manuali, preparo notifiche e controlli. Prima verifico che le interfacce necessarie esistano davvero: poi ti dico cosa si può fare.
Il problema
Per chi è. Aziende e professionisti con attività ripetitive che attraversano più strumenti (posta, fogli di calcolo, gestionali, e-commerce, calendari) e con una persona che oggi ricopia i dati dall’uno all’altro.
Spesso gli strumenti ci sono già: il tempo se ne va nei passaggi in mezzo, come copiare i dati di un ordine da una mail a un gestionale, aggiornare lo stesso elenco in due posti o ricordare a mano una scadenza.
Non sempre si può automatizzare: contano le interfacce che i programmi offrono, i permessi, le licenze e i costi. Per questo la prima cosa che faccio è verificare cosa è possibile, prima di parlare di tempi e di prezzi.
- Arriva la richiesta
- I dati vengono letti
- Una persona conferma i casi dubbi
- Si crea la scheda
- Parte l’avviso
Schema illustrativo: i passaggi reali si definiscono nell’analisi.
Cosa faccio
Nel concreto
- Mappo il processo com’è oggi uno schema di cosa succede davvero, passo per passo
- Collego strumenti tramite le loro interfacce (API) dove esistono i dati passano da un programma all’altro senza ricopiarli
- Notifiche e promemoria automatici chi deve agire riceve l’avviso al momento giusto
- Sincronizzazione di anagrafiche, ordini e scadenze un dato aggiornato in un posto compare anche negli altri
- Importazione da moduli, mail e fogli la richiesta diventa una scheda, con i casi dubbi segnalati
- Controlli e gestione degli errori quando qualcosa va storto si ferma e avvisa, invece di continuare in silenzio
- Report automatici i numeri sparsi in più posti arrivano in un riepilogo solo
Cosa ricevi
- L’automazione funzionante e documentata, con la mappa del flusso.
- La descrizione di cosa succede quando qualcosa si blocca e di chi viene avvisato.
- L’elenco degli strumenti collegati, dei permessi usati e degli eventuali costi dei servizi coinvolti.
- Un modo per fermarla e per riprendere a mano, scritto nella documentazione.
Cosa serve da te
Da cosa dipendono tempi e costi
- Accessi, interfacce (API) e licenze dei programmi da collegare: alcuni non le offrono, altre sono a pagamento.
- Una persona che conosca il processo e possa provare l’automazione con dati di prova.
- Costi e limiti dei servizi di terzi coinvolti, che possono cambiare e non dipendono da me.
- Un accordo su chi controlla gli avvisi dopo la consegna.
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Mezz’ora per capire come lavori oggi e dove si perde tempo. Spesso basta a vedere se c’è qualcosa da automatizzare.
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Verifico che interfacce, accessi e licenze permettano ciò che serve. Ti scrivo cosa si può fare, cosa conviene lasciare a mano e il preventivo.
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Costruisco e proviamo su casi veri, con dati di prova prima di toccare quelli reali.
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Consegna con documentazione, modo di fermarla e assistenza concordata.
Domande su questo servizio
Riesci a collegare il mio gestionale?
Non lo so finché non verifico se offre interfacce adatte, a quali condizioni e con quali licenze. È la prima cosa che controllo, e ti dico l’esito per iscritto prima di parlare di preventivo.
Se l’automazione si rompe quando non ci sei?
Ogni automazione ha un comportamento definito per quando qualcosa va storto: si ferma, avvisa chi concordiamo e il lavoro torna manuale. Non posso escludere che un servizio esterno smetta di funzionare: per questo descrivo cosa succede in quel caso.
Quanto tempo si recupera?
Cambia da un passaggio all’altro, e prima di guardarlo non lo so. Quello che faccio è misurare quanto ci vuole oggi e quanto dopo. Se il risparmio non giustifica il lavoro, te lo dico e non lo costruisco.