Privati · Documenti
Dallo scatolone all’archivio di famiglia.
Metto in ordine le carte di una vita e ti dico cosa contengono, cosa manca e in che ordine sono andate le cose. Anche se sono manoscritte, rovinate o in più lingue.
Il problema
Per chi è. Famiglie con carte accumulate negli anni (documenti di lavoro, lettere di enti, ricevute, fotografie) e chi deve ricostruire una storia amministrativa o prepararla per qualcun altro.
Uno scatolone di carte può restare chiuso per anni: per mancanza di tempo, perché non si sa da dove cominciare, o perché i documenti sono scritti a mano, in un’altra lingua o in una grafia difficile. Succede dopo una successione, un trasloco o semplicemente col tempo.
Digitalizzare è il primo passo, ma non basta: un archivio serve se sai cosa contiene, in che ordine, e cosa manca. Quella parte richiede qualcuno che legga i documenti, non solo che li fotografi.
Cosa faccio
Nel concreto
- Digitalizzo e indicizzo archivi cartacei una cartella ordinata e un indice cercabile
- Trascrivo documenti difficili: manoscritti, carta rovinata, moduli d’epoca trascrizione fedele, con i punti incerti segnalati
- Ricostruisco la cronologia dei fatti una relazione con timeline, lacune e contraddizioni
- Preparo dossier in italiano o francese per il destinatario una cartella per destinatario, con gli allegati che indichi
- Ricerca archivistica, genealogica e su stampa storica una relazione con le fonti indicate
- Inventari documentali, per esempio dopo una successione un elenco ordinato per notaio o commercialista, senza valutazioni
- Archivi digitali di famiglia carte, foto e lettere in ordine, consultabili da chi indichi
- Traduco documenti amministrativi, non giurati italiano e francese
- Definisco criteri di conservazione, formati e ordinamento l’archivio resta in ordine anche dopo la consegna
Cosa ricevi
- L’archivio digitale in cartelle ordinate, con un indice ricercabile.
- La relazione di ricostruzione, con le lacune e i punti dubbi segnalati.
- Le trascrizioni dei documenti difficili, con le parti incerte indicate.
- Gli originali, restituiti come sono arrivati.
Cosa serve da te
Da cosa dipendono tempi e costi
- Fotografie leggibili dei documenti, o gli originali se concordiamo di muoverli: ti spiego come fotografare.
- Se i documenti riguardano altre persone, serve che tu abbia titolo per affidarmeli.
- Il volume e la leggibilità dei documenti determinano tempi e costo: li stimo dopo aver visto un campione.
- Le lingue diverse dalle mie due (italiano e francese), o grafie molto difficili, possono richiedere altri professionisti.
-
Mi mandi alcune foto, anche col telefono. Guardo cosa c’è e ti dico se so aiutarti.
-
Ti scrivo un preventivo con la stima del lavoro, dopo aver visto un campione.
-
Digitalizzo, trascrivo e ordino. Segnalo per iscritto ogni punto su cui ho un dubbio.
-
Ti consegno l’archivio, l’indice e la relazione. Gli originali tornano come sono arrivati.
Domande su questo servizio
Devo spedirti gli originali?
Per la maggior parte del lavoro bastano fotografie leggibili fatte col telefono: ti spiego come farle. Se serve la scansione ad alta risoluzione di documenti fragili, ne parliamo prima e decidiamo insieme come muoverli.
Come tratti documenti con dati sulla salute?
Cartelle cliniche e verbali contengono dati sulla salute, una categoria che il GDPR tutela in modo particolare (art. 9). Prima di affidarmi documenti di questo tipo ne parliamo e concordiamo per iscritto come vengono trattati e per quanto tempo. Strumenti e fornitori coinvolti sono nell’informativa privacy.
E se dopo il lavoro non salta fuori niente?
Può succedere: sapere che un documento non c’è fa parte del risultato. Il preventivo è sul lavoro di ricostruzione, non sull’esito, e non lavoro a percentuale su ciò che si recupera.
In quanto tempo?
Dipende dal numero di pagine e dalla leggibilità. Dopo aver visto un campione di foto ti do per iscritto una stima, che resta una stima: se la lettura è più difficile del previsto te lo dico durante il lavoro.