Aziende · Digitalizzazione
Dai documenti ai dati, con una persona che controlla i casi dubbi.
Scansione, OCR e classificazione dei documenti, estrazione dei dati con una coda di verifica, archivi ricercabili e flussi di approvazione. Il riconoscimento automatico non è perfetto: per questo il controllo è parte del sistema.
Il problema
Per chi è. Aziende e professionisti che ricevono documenti in carta o in PDF (ordini, moduli, documenti di trasporto, contratti) e li smistano, li rinominano e li ricopiano a mano.
Un PDF o una scansione è un’immagine: per un programma non contiene numeri né date. Così qualcuno apre il file, legge l’importo, lo scrive altrove e lo rinomina, e quando serve ritrovarlo bisogna ricordare come era stato chiamato.
Il riconoscimento del testo (OCR) e l’estrazione automatica dei campi aiutano molto, ma sbagliano: una cifra letta male o una data scambiata passano inosservate se nessuno le controlla. Per questo il lavoro è costruire insieme la lettura e il punto in cui una persona verifica.
- Il documento arriva
- Si legge e si classifica
- I dati dubbi vanno in coda
- Una persona verifica
- Il dato passa al gestionale
Schema illustrativo: i passaggi reali si definiscono nell’analisi.
Cosa faccio
Nel concreto
- Scansione e OCR di documenti il testo diventa ricercabile, non solo visibile
- Classificazione per tipo di documento ordini, moduli e contratti smistati con regole che concordiamo
- Estrazione di campi con verifica i dati dubbi finiscono in una coda per una persona, con il documento accanto
- Archivi ricercabili si ritrova un documento per data, controparte o tipo
- Flussi di approvazione chi deve vedere o approvare un documento lo riceve, e resta traccia dell’esito
- Rinomina e ordinamento con regole una struttura sola, uguale per tutti
- Passaggio dei dati al gestionale tramite file o interfaccia, dove il programma lo consente
Cosa ricevi
- La procedura di lettura e classificazione funzionante, con le regole concordate.
- L’archivio ricercabile e la coda di verifica per i casi dubbi.
- Un rapporto dei documenti non riconosciuti o riconosciuti con incertezza, con i motivi.
- La documentazione delle regole, per poterle modificare o rifare altrove.
Cosa serve da te
Da cosa dipendono tempi e costi
- Un campione rappresentativo di documenti, anche difficili: la prova su casi veri vale più di un esempio pulito.
- La qualità delle scansioni e dei file: documenti storti, sbiaditi o scritti a mano riducono la resa.
- Tempo, all’inizio, per rivedere i risultati e correggere le regole.
- Se i documenti contengono dati personali, una decisione su dove vengono elaborati e conservati, presa con chi ne risponde da parte tua.
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Mi mandi un campione di documenti (se riservati, una copia oscurata o inventata della stessa forma).
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Provo la lettura sul campione, ti mostro cosa riconosce e dove sbaglia, e ti scrivo preventivo e limiti.
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Costruisco la procedura e la coda di verifica, e la proviamo su un lotto reale.
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Consegna con documentazione delle regole e assistenza concordata.
Domande su questo servizio
Quanto è preciso il riconoscimento?
Lo decidono i documenti: file puliti e standardizzati rendono molto più di scansioni storte. Una percentuale non la do in anticipo: la misuro su un campione dei tuoi documenti e te ne mostro l’esito, errori compresi.
I documenti vanno a un servizio esterno?
Alcuni strumenti girano in locale, altri usano servizi online, e si sceglie quando si costruisce la lettura. Prima di cominciare ti dico cosa userei, quali dati riceve e dove, e decidiamo insieme; per documenti con dati personali la scelta va condivisa con chi ne risponde da parte tua.
Scansioni anche la carta?
Il lavoro principale è su file e scansioni che mi arrivano già pronte. Se hai molta carta da scansionare ne parliamo a parte: contano la quantità, dove si trova e chi la può spostare.