Aziende · Per gli studi
Per lo studio ci sono due lavori diversi: costruire strumenti, e fare lavoro operativo.
Da una parte costruisco strumenti per il back office: portali di raccolta, lettura dei documenti, dashboard, automazioni. Dall’altra, se serve, svolgo lavoro operativo su volume concordato. Sono due servizi distinti e li tengo separati.
Il problema
Per chi è. Studi di commercialisti, avvocati, notai, consulenti del lavoro e altri professionisti che spendono ore nel lavoro ripetitivo che precede o segue la prestazione professionale vera e propria.
In uno studio una parte del tempo se ne va in attività che non richiedono la qualifica di chi le svolge: rinominare file, inseguire i clienti per un documento, riportare dati da un portale a un gestionale, controllare che i numeri tornino fra due elenchi.
Qui si possono fare due cose diverse: costruire uno strumento che riduce quel lavoro, oppure far svolgere a qualcuno una parte del lavoro operativo. Hanno tempi, costi e responsabilità diversi, e conviene scegliere quale ti serve prima di partire.
- Il cliente carica
- Il documento viene letto e classificato
- Lo studio verifica
- Il dato passa al gestionale
- La scadenza si aggiorna
Schema illustrativo: i passaggi reali si definiscono nell’analisi.
Cosa faccio
Nel concreto
Strumenti che costruisco
- Portali per raccogliere i documenti dai clienti checklist, promemoria e stato di ciò che è arrivato
- Lettura e classificazione dei documenti (OCR) archivio cercabile, dati proposti e verificati dallo studio
- Dashboard di scadenze, carichi e pratiche ferme una schermata al posto di elenchi in più file
- Automazioni fra portali, posta e gestionale meno passaggi manuali, dove le interfacce lo permettono
- Procedure interne scritte e manuali operativi chi arriva in studio trova come si fanno le cose
Lavoro operativo di back office
- Organizzazione e archiviazione dei documenti dei clienti una struttura sola, uguale per tutti
- Inserimento di dati da documenti già classificati dallo studio il gestionale aggiornato; le scelte restano allo studio
- Pulizia e migrazione di archivi passaggio a un nuovo programma senza perdere lo storico
Cosa ricevi
- Per gli strumenti: il software funzionante, le istruzioni d’uso e le note tecniche, con le condizioni sul codice scritte nel contratto.
- Per il lavoro operativo: un rapporto periodico di ciò che è stato fatto, con le eccezioni segnalate.
- In entrambi i casi: l’elenco dei fornitori e degli strumenti coinvolti e di dove transitano i dati.
Cosa serve da te
Da cosa dipendono tempi e costi
- Se un lavoro comporta il trattamento di dati personali dei clienti dello studio, serve un accordo scritto sul trattamento (art. 28 GDPR). Lo definite voi con il vostro consulente privacy o legale; io fornisco le informazioni tecniche su strumenti, fornitori e conservazione.
- Per gli strumenti: accesso alle persone che conoscono il flusso e a dati di prova.
- Per le integrazioni: API, accessi e licenze dei programmi che usate, da verificare prima di promettere un collegamento.
- Per il lavoro operativo: istruzioni scritte dallo studio e una persona di riferimento che risolva i dubbi.
-
Mi racconti come girano oggi i documenti nello studio, anche in mezz’ora di call.
-
Ti scrivo dove si perdono le ore e cosa converrebbe affrontare per primo: uno strumento, lavoro operativo, o nessuno dei due.
-
Partiamo da un flusso solo, non da tutto insieme.
-
Consegna con istruzioni, formazione a chi lo userà e assistenza concordata; poi, se ha senso, il flusso successivo.
Domande su questo servizio
Tratti dati dei nostri clienti?
Gli strumenti li posso costruire e consegnare senza vedere i dati reali, con dati di prova. Se un lavoro operativo richiede di trattarli, serve un accordo scritto sul trattamento (art. 28 GDPR) che lo studio definisce con il proprio consulente; io descrivo gli strumenti e i fornitori coinvolti.
Usi strumenti AI sui documenti dei nostri clienti?
Non sui documenti dei clienti dello studio senza un accordo scritto con voi. Se una lavorazione lo prevede ve lo propongo prima, con il fornitore, i dati che riceverebbe e le condizioni, e decidete voi.
Sostituisci il nostro gestionale?
No: lavoro sopra e intorno ai programmi che usate. Se l’integrazione con il vostro sia possibile lo verifico prima (interfacce, accessi, licenze) e vi dico l’esito; cambiare gestionale è un progetto a sé e non è ciò che propongo.
Lavori a progetto o in continuativo?
Gli strumenti sono progetti con una fine; il lavoro operativo si concorda a volume. Si parte di norma da un progetto piccolo, per vedere se ci troviamo prima di allargare.