Aziende · Per i ristoranti
La sala, i tavoli e le prenotazioni, aggiornati per tutti nello stesso momento.
Un gestionale su misura per il tuo locale: il cliente prenota scegliendo il tavolo, la sala si aggiorna sui telefoni del personale e i camerieri prendono le comande da lì. Parto da una fase sola e aggiungo il resto quando serve.
Il problema
Per chi è. Ristoranti, trattorie e wine bar con una sala e dei camerieri, che oggi gestiscono prenotazioni e tavoli fra telefono, quaderno e messaggi, e vogliono vedere la sala aggiornata senza chiamarsi da un tavolo all’altro.
Quando il telefono squilla in pieno servizio, qualcuno deve smettere di fare ciò che sta facendo per segnare un tavolo su un quaderno. Il quaderno sta in un posto solo, e chi è in sala non sa cosa è stato promesso al telefono dieci minuti prima.
Un gestionale generico di solito impone il suo modo di lavorare, che non sempre combacia con la tua sala: quanti tavoli, come si uniscono, quanto dura un turno. Uno su misura ha senso se la tua sala ha particolarità che contano e se il costo si giustifica; capire se è il tuo caso è il primo passo, in un’ora in sala.
- Il cliente prenota e sceglie il tavolo
- Il tavolo risulta prenotato per tutti
- Il cameriere apre il tavolo e prende la comanda
- La comanda arriva a cucina e bar
- A fine turno il tavolo torna libero
Schema illustrativo: i passaggi reali si definiscono nell’analisi.
Cosa faccio
Nel concreto
- Prenotazioni online con scelta del tavolo il cliente sceglie giorno, ora e tavolo su una mappa della tua sala e riceve la conferma per email
- Mappa della sala in tempo reale libero, prenotato, occupato: lo stesso quadro su ogni telefono del personale
- App per i camerieri apertura del tavolo, comande, note e allergeni dal telefono, senza ricopiare nulla a mano
- Comande a cucina e bar uno schermo mostra le comande in arrivo e chi le ha prese
- Pannello del titolare prenotazioni del giorno, coperti e storico, con esportazione dei dati in formati aperti
- Menù digitale con QR sul tavolo il cliente lo legge dal telefono e il menù si aggiorna in un posto solo
- Messa in uso graduale si parte da prenotazioni e mappa, e si aggiunge il resto dopo una prova in sala
Cosa ricevi
- Il gestionale funzionante, online dove concordato, con gli accessi di amministrazione intestati a te.
- La mappa della sala configurata con i tuoi tavoli e gli account del personale con i ruoli concordati.
- Istruzioni d’uso per chi lavora in sala e note tecniche per chi manterrà il sistema.
- L’elenco dei servizi esterni che usa (hosting, database, posta), con costi e condizioni.
- Una prova in sala, affiancata a ciò che usi oggi, prima della messa in uso.
Cosa serve da te
Da cosa dipendono tempi e costi
- Un’ora in sala per vedere come lavori oggi: quanti tavoli, come si uniscono, orari e turni, chi risponde al telefono.
- Orari, menù, allergeni e regole di prenotazione: li fornisci e li approvi tu, che ne resti responsabile.
- Hosting e database a pagamento: un sistema usato in servizio non può appoggiarsi a piani gratuiti. Sono servizi di fornitori esterni, con costi e condizioni propri.
- Dati personali dei clienti (nome, telefono, prenotazioni): il titolare è il locale e io opero come responsabile, con un atto di nomina (art. 28 GDPR) che definisci con il tuo consulente. Serve anche un’informativa nel modulo di prenotazione.
- Qualcuno del locale che provi il sistema e dica cosa non va, prima di usarlo davvero.
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Un’ora in sala: mi racconti come lavori oggi, io guardo i tavoli, i turni e dove si perde tempo.
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Scrivo requisiti e fasi: cosa farà il sistema, cosa resta fuori, quali servizi esterni servono. Poi il preventivo, fase per fase.
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Sviluppo la prima fase e la provi in sala, insieme a ciò che usi oggi, con dati di prova.
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Messa in uso, formazione al personale e assistenza concordata per iscritto; poi, se ha senso, la fase successiva.
Domande su questo servizio
Sostituisce la cassa?
No. Non emette scontrini né fatture e non sostituisce il registratore telematico: quelli restano al sistema che usi oggi. Il gestionale riguarda tavoli, prenotazioni e comande.
Quanto costa?
Dipende da cosa serve al tuo locale: si lavora a fasi e ogni fase ha il suo preventivo scritto, dopo l’analisi in sala. Hosting e altri servizi esterni restano separati e li trovi elencati con i loro costi.
Posso partire solo dalle prenotazioni?
Sì, ed è il modo in cui consiglio di cominciare: prenotazioni con scelta del tavolo e mappa della sala. App per i camerieri, schermo di cucina e menù con QR si aggiungono dopo, una fase alla volta.
Cosa succede se il sistema si ferma in pieno servizio?
All’inizio il gestionale si usa insieme a ciò che usi oggi, e si passa al resto solo dopo la prova in sala. Non posso escludere che un servizio esterno si fermi: per questo descrivo per iscritto cosa fare in quel caso, prima della messa in uso.
Dove stanno i dati dei miei clienti?
Dove stabiliamo nei requisiti, in base al fornitore scelto: prima di cominciare ti indico quale servizio userei, in quale regione ospita i dati e a quali condizioni. Per i dati dei clienti il titolare è il locale: serve un atto di nomina a responsabile (art. 28 GDPR) e un’informativa nel modulo di prenotazione.