Digitalizzare un archivio di famiglia: da dove si comincia

Regola zero: non buttare niente, non ancora

Il primo impulso davanti a un archivio è fare pulizia, ed è il passo da rimandare: una ricevuta che sembra anonima può servire a dimostrare un pagamento o un periodo di lavoro, e un foglio spiegazzato può essere l’unica copia di un documento. Prima si digitalizza tutto, poi, a immagine salvata, si decide cosa merita di restare in carta.

Fotografare bene basta

Non serve uno scanner professionale: per la maggior parte degli usi bastano le foto del telefono, se fatte con criterio.

• Luce del giorno, indiretta: niente flash, che brucia timbri e scritte a matita.
• Il documento intero nell’inquadratura, con i quattro angoli visibili.
• Una foto per pagina, anche del retro se c’è scritto qualcosa: i timbri sul retro sono spesso la parte che conta.
• Le pagine attaccate non si staccano: si fotografano aperte. La carta vecchia si strappa dove è piegata.
• Risoluzione piena del telefono, senza modalità «risparmio spazio».

Dare un ordine che regga nel tempo

Un sistema semplice: una cartella per persona, dentro una cartella per ente o per tema (casa, lavoro, scuola…), e file rinominati con la data davanti nel formato anno-mese-giorno, così l’ordine alfabetico diventa cronologico. «1978-03-12 domanda ricongiunzione.jpg» si ritrova fra vent’anni; «IMG_4032.jpg» no.

Poi un indice, anche solo un foglio di calcolo: data, tipo di documento, ente, dove sta l’originale. È il pezzo che trasforma una raccolta di foto in un archivio.

Quando può servire un aiuto

In tre casi: quando il volume è grande e il lavoro si trascina; quando c’è scrittura a mano difficile, carta danneggiata o un’altra lingua, perché non basta fotografare, bisogna leggere e trascrivere; e quando dalle carte deve uscire una ricostruzione (cosa contengono, cosa manca, a chi scrivere). In quel caso il risultato non è solo l’archivio, ma una relazione che lo descrive.