Automazioni
Automatizzare un processo: cinque domande prima di cominciare
Automatizzare un passaggio non è sempre la scelta giusta: a volte il lavoro che sembra pesante è raro, a volte il processo cambia ogni mese, a volte gli strumenti non si possono collegare. Prima di spendere tempo o denaro conviene farsi cinque domande.
Bastano carta e penna e una persona che conosca il processo. Non servono competenze tecniche.
1 · Quante volte, e quanto tempo?
Moltiplica la durata del passaggio per quante volte lo ripeti. Dieci minuti due volte alla settimana fanno circa diciassette ore in un anno; un’ora al mese ne fa dodici. Sono ordini di grandezza, non una stima del risparmio: servono a capire se stai parlando di un problema piccolo o grande.
Conta anche il tempo di chi controlla e corregge, e il costo degli errori: un passaggio raro ma delicato può valere più di uno frequente e banale.
2 · Il processo è stabile?
Un processo che cambia ogni mese è difficile da automatizzare, perché l’automazione va modificata a ogni cambiamento. Se i passaggi non sono ancora chiari, il primo lavoro è metterli per iscritto: a volte basta già questo a far risparmiare tempo.
3 · Gli strumenti si possono collegare?
Collegare due programmi richiede, di norma, che almeno uno offra un’interfaccia (API) o la possibilità di esportare e importare dati in un formato leggibile. Non tutti lo fanno, e alcuni la includono solo in certi piani a pagamento.
- Chiedi al fornitore se esiste un’API e se è inclusa nel tuo piano.
- Controlla se il programma esporta i dati in CSV o in altri formati aperti.
- Verifica chi può creare gli accessi necessari: a volte serve l’amministratore del programma.
4 · Cosa succede quando sbaglia?
Ogni automazione prima o poi incontra un caso che non aveva previsto: un dato mancante, un formato diverso, un servizio che non risponde. Chiediti cosa dovrebbe fare in quel momento: fermarsi e avvisare è quasi sempre meglio che andare avanti in silenzio.
Chiediti anche dove un errore avrebbe conseguenze, e se in quel punto serve che una persona confermi prima che il dato passi oltre.
5 · Chi se ne occuperà dopo?
Un’automazione è un piccolo impianto: dipende da servizi esterni che cambiano condizioni, da accessi che scadono, da programmi che si aggiornano. Decidi prima chi controlla che funzioni, chi viene avvisato se si ferma e chi la modifica quando il processo cambia.
Se la risposta è «nessuno», il costo vero dell’automazione non è quello di costruirla.
E dopo le cinque domande
Se resta un passaggio che vale la pena, descrivilo con un esempio concreto e con i programmi coinvolti. Se non resta nulla, hai evitato di spendere per qualcosa che non serviva: è un buon risultato anche quello.
Domande frequenti
Serve sempre un programmatore?
No. A volte bastano funzioni già presenti nei programmi che usi, o strumenti di collegamento pronti. Conviene sviluppare qualcosa di specifico quando il processo ha particolarità che gli strumenti pronti non coprono, o quando i costi continuativi di questi ultimi pesano più del lavoro di costruzione.
E l’intelligenza artificiale?
Può aiutare dove c’è testo da leggere, riassumere o classificare, ma introduce errori che richiedono controllo e, a seconda dello strumento, fa transitare i dati da un fornitore esterno. Per un passaggio regolare e ben definito, un’automazione tradizionale è di solito più semplice da verificare.
Quanto costa automatizzare un passaggio?
Non esiste un numero valido per tutti: dipende dal processo, dagli strumenti da collegare e dalla manutenzione. Il confronto sensato è con il costo del tempo che il passaggio richiede oggi, sommato al costo di tenerlo in funzione, e va fatto su un caso concreto.